Justificación del Bono

En esta página te explicamos el procedimiento y los pasos a seguir para realizar la justificación de la implantación de soluciones de digitalización por parte de los Agentes
Digitalizadores Adheridos.

Se expondrá, en primer lugar, el procedimiento general de justificación aplicable a todas las Categorías de Soluciones de Digitalización, seguido del procedimiento de cumplimentación de cada formulario de justificación en función de la Categoría de Solución de Digitalización de la que se trate, y, por último, el listado de evidencias que deberá incorporar el Agente Digitalizador Adherido para justificar la implantación de la solución.

PROCEDIMIENTO DE JUSTIFICACIÓN DE SOLUCIONES DE DIGITALIZACIÓN

A. PROCEDIMIENTO GENERAL

1. Tras la formalización de un Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización, si éste ha sido validado sin incidencias por parte de la Entidad Colaboradora, ambos interesados recibirán una notificación en la Plataforma de Tramitación del Kit Digital que les informará sobre esta validación:

2. El Agente Digitalizador Adherido podrá acceder a dicha notificación pulsando sobre el icono de visualización y aceptando la notificación:

3. Tras aceptar dicha notificación se habilitará la opción de descargar la notificación en la que se indicará que el Acuerdo ha quedado validado:

4. Así mismo, si se accede a la sección de “Acuerdos”, en la opción de “Firmados”, se podrá comprobar que el Acuerdo formalizado presenta como estado “Validado”:

5. Tras haber realizado esta comprobación, el Agente Digitalizador Adherido, el cual, al igual que sucede con la formalización de Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización, ostenta la iniciativa en la justificación de la implantación de soluciones, podrá realizar la misma dirigiéndose a la sección “Tramitación de Acuerdos”, pulsando, a continuación, en la opción “Justificaciones (incluye subsanaciones)”, y, por último, en el botón “Iniciar nueva justificación”:

6. Tras pulsar este botón, se mostrará una ventana con un campo de texto libre en el que el Agente Digitalizador Adherido deberá indicar el número de Acuerdo sobre el que quiere
realizar la justificación. A continuación, deberá pulsar el botón “Iniciar” para comenzar con la cumplimentación del formulario de justificación:

7. En la siguiente ventana se mostrará la primera etapa del formulario de justificación que deberá cumplimentar el Agente Digitalizador Adherido, tal y como se indica en el apartado 4.1.2. de la presente Guía, en función del tipo de Categoría de Solución de Digitalización de la que se trate. Se puede observar que el formulario de justificación presenta como estado “Borrador”:

8. En el caso de que la solución implantada consista en la sustitución de una ya existente, en el formulario de justificación aparecerá una declaración responsable a tal efecto, que deberá confirmar el Agente Digitalizador Adherido, y un desglose de las funcionalidades que no cumplía anteriormente la herramienta y que tras la implantación de la solución sí cumpliría:

9. Una vez ésta se haya cumplimentado, el Agente Digitalizador Adherido pulsará en el botón “Siguiente” que se encuentra al final de la página para avanzar a la siguiente etapa del formulario:

10. En esta segunda pantalla, el Agente Digitalizador Adherido deberá cumplimentar los campos de texto del desglose de costes según se indicará en el siguiente apartado de la guía:

11. A continuación, deberá incorporar en el apartado de evidencias documentales, la factura emitida al Beneficiario por la implantación de la solución y el justificante de abono de la misma, conforme a los criterios mencionados en el apartado 4.3 de la presente guía, además de las evidencias que correspondan en función de la Categoría de Solución de Digitalización, según se indica en el apartado 4.2. El Agente Digitalizador Adherido deberá pulsar en el botón “Seleccionar archivo”, buscar en el explorador de carpetas el documento que desee subir y, a continuación, pulsar en el botón para incorporar el archivo:

12. El Agente Digitalizador Adherido podrá comprobar los archivos incorporados en el apartado “Documentos Asociados” y eliminar aquellos que estime oportunos pulsando en
el botón “Eliminar archivo”:

13. Por último, el Agente Digitalizador Adherido deberá confirmar la declaración responsable en materia de moderación de costes que se encuentra en el apartado “Declaraciones
responsables y conformidades expresas” y pulsar en el botón “Enviar a Pyme” para enviar el formulario de justificación al Beneficiario para que éste muestre su conformidad.
El Agente Digitalizador Adherido dispondrá del botón “Guardar” durante todo el proceso de cumplimentación del formulario, a través del cual podrá guardar los cambios que hubiera realizado en el mismo y continuar con la cumplimentación desde ese punto en otro momento:

14. Tras realizar el envío, la justificación mostrará como estado “Pendiente conformidad PYME”. En este momento la siguiente acción recaerá sobre el Beneficiario, que deberá
aceptar el formulario cumplimentado por el Agente Digitalizador Adherido, confirmar las declaraciones responsables oportunas, firmar el formulario y enviar de nuevo éste al Agente Digitalizador Adherido:

15. Una vez el Beneficiario haya firmado y enviado el formulario de nuevo al Agente Digitalizador Adherido, éste se mostrará en estado “Pendiente de presentar”:

16. Para finalizar la presentación de la justificación, el Agente Digitalizador Adherido deberá acceder de nuevo al formulario y pulsar en el botón “Presentar” para que el mismo sea
enviado a la Entidad Colaboradora para su validación:

17. Tras realizar esta acción, la justificación pasará a mostrar como estado “Pendiente de validación”:

B. CUMPLIMENTACIÓN DEL FORMULARIO DE JUSTIFICACIÓN

En este apartado se expondrá cómo deberá cumplimentar el formulario de justificación para cada Categoría de Solución de Digitalización el Agente Digitalizador Adherido para realizar una justificación satisfactoria de la implantación de la solución de digitalización.

B.1. APARTADOS COMUNES PARA TODAS LAS CATEGORÍAS

El formulario de justificación presentará los siguientes apartados comunes a todas las Categorías de Soluciones de Digitalización:

1) Datos básicos de la solución. En este primer apartado, que figurará en la primera página del formulario, el Agente Digitalizador Adherido deberá indicar el fabricante de la solución implementada y la versión. No será necesario cumplimentar este apartado para la categoría de solución de Gestión de Redes Sociales.

2) Desglose de costes. En este apartado, presente en la segunda página del formulario, se deberá cumplimentar la tabla que se muestra con los datos de los costes asociados a la implantación de la solución y que a su vez se reflejan en la factura emitida, incluyendo, en su caso, aquellos que no fueran subvencionables. Todos los importes se reflejarán excluyendo impuestos:

En el caso de las categorías de Oficina Virtual, Comunicaciones Seguras y Ciberseguridad, la tabla de desglose de costes incluirá un concepto adicional de “Usuarios” para las dos primeras y “Dispositivos” para Ciberseguridad, en los que se deberá reflejar el importe asociado a los dispositivos/ usuarios suministrados:

El importe total del desglose de costes (impuestos excluidos) deberá coincidir con el importe total de la factura (impuestos excluidos).

3. Evidencias documentales. En este apartado, presente en la segunda página del formulario, se deberán incorporar los siguientes documentos:

a. Factura de la implantación de la solución en formato Facturae con firma electrónica (es decir, formato XMLDSig, con extensiones xml o xsig) conforme a
los criterios mencionados en el apartado 4.3 de la presente guía.

b. Justificante de abono de la factura en formato PDF que cumpla con los requisitos indicados en el apartado 4.3. En su caso, deberá aportarse justificante de abono, en formato PDF, del Agente Digitalizador al Beneficiario, según lo indicado en el apartado 4.3.

c. Documentación acreditativa (evidencias de la prestación del servicio): en este apartado se deberán incorporar las evidencias mencionadas, para cada
Categoría de Solución de Digitalización, en el apartado 4.2 de esta guía:

Consulta cómo justificar las distintas soluciones digitales:

• Justificación Factura Electrónica
• Justificación Gestión de Clientes
• Justificación Gestión de Procesos
• Justificación Oficina Virtual
• Justificación Redes Sociales
• Justificación Sitio Web

Fuente: Guía de Justificación