Justificación Segunda Fase

Se podrá presentar la justificación de la fase 2 de un Acuerdo cuando haya finalizado el plazo de ejecución del mismo, es decir, una vez hayan transcurrido doce meses desde la mayor de estas dos fechas: fecha de emisión de la factura o fecha de inicio de prestación del servicio indicada en la factura.

En esta sección te explicaremos el procedimiento y los pasos a seguir para realizar la justificación de la segunda fase de las Categorías de solución de digitalización por parte de los Agentes Digitalizadores Adheridos.

Se expondrá, en primer lugar, el procedimiento general de justificación de segunda fase aplicable a todas las Categorías de Soluciones de Digitalización, y en segundo lugar el procedimiento de cumplimentación de cada formulario de justificación en función de la Categoría de Solución de Digitalización de la que se trate.

Procedimiento General

De la misma forma que en la primera fase de justificación, el Agente Digitalizador Adherido, ostenta la iniciativa en la segunda fase de justificación de la Solución de Digitalización, y podrá realizar la misma dirigiéndose a la sección “Tramitación de Acuerdos”, pulsando a continuación en la opción “Justificaciones”, y, por último, en el botón “Iniciar justificación fase II”:

Tras pulsar este botón, se mostrará una ventana con un campo de texto libre en el que el Agente Digitalizador Adherido deberá indicar el número de Acuerdo sobre el que quiere
realizar la justificación de la segunda fase. A continuación, deberá pulsar el botón “Iniciar” para comenzar con la cumplimentación del formulario de justificación de la 2ª fase:

En caso de no poder realizar todavía la justificación de la segunda fase, aparecerá un mensaje informativo indicando el motivo por el cual no puede iniciar la segunda fase de la justificación, por ejemplo, porque debe haber finalizado el plazo de ejecución:

En caso de poder iniciar el proceso de justificación de la segunda fase, en las siguientes ventanas se mostrará el formulario con las funcionalidades descritas y declaradas responsablemente en la primera fase de la prestación de la solución. Este apartado se encuentra en modo lectura y no podrá ser objeto de modificación alguna. De esta manera, se podrá revisar lo justificado en esa fase.

Además, se puede observar que el formulario de justificación de la 2ª fase tiene como estado “Borrador”.

Una vez revisamos la primera parte del formulario que se cumplimentó en la primera fase de justificación, se pulsa el botón “Siguiente” para pasar a la siguiente página:

Después de comprobar el resto del formulario de justificación cumplimentado en la 1ª fase que incluye el desglose de costes, se encuentra el apartado “Modificaciones en la prestación de la solución”. Esta casilla se deberá marcar si se ha modificado algún aspecto respecto de lo justificado en la 1ª fase. En caso de no haber realizado ninguna modificación, se dejará la casilla sin marcar y se pasará al siguiente apartado.

Si por el contrario se ha realizado alguna modificación en la implantación inicial de la solución, al marcar la casilla se habilitará una tabla en la que, según la Categoría de Solución de Digitalización que corresponda, se mostrará una serie de funcionalidades con posibilidad de modificación.

En esta tabla se debe indicar una descripción de las modificaciones realizadas según la funcionalidad, junto con una justificación de las razones por las cuales se ha producido esta modificación. Se deberá introducir información únicamente en la funcionalidad o funcionalidades para las que se hayan realizado modificaciones. Si para una funcionalidad se ha completado el campo modificaciones, se deberá rellenar también, obligatoriamente, el campo justificación de la modificación:

A continuación, en el apartado de evidencias documentales, se incorporará cada una de las evidencias que se deben aportar, en función de la Categoría de Solución de Digitalización, según se indica más adelante. El Agente Digitalizador Adherido deberá pulsar en el botón “Seleccionar archivo”, buscar en el explorador de carpetas el documento que desee subir y, a continuación, pulsar en el botón para incorporar el archivo:

Si no se han realizado modificaciones respecto de las funcionalidades de fase I, no será necesario incorporar el documento de recolección de evidencias con capturas de pantalla de las funcionalidades de la Categoría de Solución de Digitalización. Sin embargo, si se ha realizado alguna modificación se deberá incorporar a la justificación el documento de recolección de evidencias, con todos los apartados evidenciados, se hayan realizado modificaciones o no. A través de las capturas de pantalla se podrán comprobar los requisitos
funcionales:

• En caso de modificación, que ésta es adecuada a lo requerido en la Orden de Bases y en la convocatoria de ayudas.
• En caso de no modificación, que se mantiene la funcionalidad exactamente igual que en la primera fase durante los doce meses de prestación del servicio.
  

Una vez aportados los documentos que corresponda, el Agente Digitalizador Adherido pulsará en el botón “Siguiente” que se encuentra al final de la página para avanzar a la
siguiente etapa del formulario. Cabe señalar que el Agente Digitalizador Adherido dispondrá del botón “Guardar” durante todo el proceso de cumplimentación del formulario, a través del cual podrá guardar los cambios que hubiera realizado en el mismo y continuar con la cumplimentación desde ese punto en otro momento:

El Agente Digitalizador Adherido podrá comprobar los archivos incorporados en el apartado “Documentos Asociados” y eliminar aquellos que estime oportunos pulsando en el botón “Eliminar archivo”:

Por último, el Agente Digitalizador Adherido deberá confirmar las declaraciones responsables relativas a la prestación de servicios de soporte a incidencias, formación acerca del uso y gestión de la Solución al Beneficiario, así como de haber mantenido la prestación de la solución a lo largo del periodo de (12) meses, que se encuentran en el apartado “Declaraciones responsables y conformidades expresas” y pulsar en el botón “Enviar a Pyme” para que el Beneficiario muestre su conformidad:

Tras realizar el envío, la justificación se mostrará en estado “Pdte. conformidad PYME”. En este momento la siguiente acción recaerá sobre el Beneficiario, que deberá aceptar el formulario cumplimentado por el Agente Digitalizador Adherido, confirmar las declaraciones responsables oportunas, firmar el formulario y enviar de nuevo éste al Agente Digitalizador Adherido:

Una vez el Beneficiario haya firmado y enviado el formulario de nuevo al Agente Digitalizador Adherido, éste se mostrará en estado “Pdte. presentar”:

Para finalizar la presentación de la justificación, el Agente Digitalizador Adherido deberá acceder de nuevo al formulario y pulsar en el botón “Presentar” para que el mismo sea enviado a la Entidad Colaboradora para su revisión.

En caso de que se detecte algún error que rectificar, pulsando en “Retroceder” la justificación se devolverá al Beneficiario.

Tras pulsar en “Presentar”, la justificación pasará a estado “Presentada”:

Una vez presentada la justificación de 2ª fase, podemos acceder a la misma en modo consulta, y desde el apartado “Documentos generados” de la segunda página del formulario, se podrán descargar todos los documentos que se han ido generando durante la justificación:

• Fichero de modificaciones en la presentación de la solución: se generará solo en caso de haber realizado alguna modificación en la implantación inicial de la solución, y
  recogerá los datos cumplimentados en la tabla del apartado “Modificaciones en la prestación de la solución”.
• Justificante de la presentación: se generará una vez se haya finalizado la presentación de la segunda fase de la justificación.
• Documento acreditativo de la subvención: se generará sólo en caso de que el Beneficiario haya aportado documentación.